Pertemuan Kelompok Kerja (Pernyusunan Rencana Kerja Pencatatan & Pelaporan Kegiatan)

Pencatatan dan pelaporan merupakan bagian penting dalam pengelolaan program Kampung KB. Dengan adanya sistem pencatatan yang baik, maka program dapat berjalan efektif dan efisien. Selain itu, laporan yang akurat akan memberikan gambaran yang jelas tentang capaian program serta kendala yang dihadapi.

Langkah-langkah Penyusunan Rencana Kerja

1. Identifikasi Kegiatan:
• Pokja: Setiap Pokja (Kelompok Kerja) di Kampung KB memiliki kegiatan yang berbeda-beda. Identifikasi semua kegiatan yang telah dan akan dilaksanakan.
• Frekuensi: Tentukan seberapa sering kegiatan tersebut dilakukan (misalnya, bulanan, triwulanan, tahunan).
• Indikator Kinerja: Tetapkan indikator yang akan digunakan untuk mengukur keberhasilan setiap kegiatan.
2. Metode Pencatatan:
• Buku Kegiatan: Setiap Pokja sebaiknya memiliki buku kegiatan untuk mencatat semua aktivitas yang dilakukan.
• Formulir: Gunakan formulir khusus untuk mencatat data-data penting, seperti jumlah peserta, materi yang disampaikan, dan kendala yang dihadapi.
• Aplikasi: Jika memungkinkan, gunakan aplikasi berbasis komputer atau smartphone untuk memudahkan pencatatan dan pelaporan.
3. Frekuensi Pelaporan:
• Bulanan: Laporan bulanan dapat memberikan gambaran yang lebih rinci tentang perkembangan program.
• Triwulanan: Laporan triwulanan dapat digunakan untuk mengevaluasi pencapaian target.
• Tahunan: Laporan tahunan digunakan untuk menyusun laporan akhir dan perencanaan program tahun berikutnya.
4. Jenis Laporan:
• Laporan Kegiatan: Berisi deskripsi singkat tentang kegiatan yang telah dilaksanakan, termasuk tanggal, tempat, peserta, dan hasil yang dicapai.
• Laporan Keuangan: Berisi rincian penggunaan anggaran untuk setiap kegiatan.
• Laporan Evaluasi: Berisi analisis terhadap keberhasilan dan kendala yang dihadapi dalam pelaksanaan program.
5. Distribusi Laporan:
• Internal: Laporan didistribusikan kepada pengurus Kampung KB, kader, dan pihak-pihak terkait lainnya.
• Eksternal: Laporan dapat disampaikan kepada pemerintah desa, Dinas KB, dan instansi terkait lainnya.