Pembinaan administrasi pelaporan oleh Tp-PKK tingkat Kota Adm Jakarta Barat

Assalamualaikum wr wb
Mohon izin melaporkan kegiatan diluar RPTRA PORAYA: Pembinaan administrasi pelaporan oleh Tp-PKK tingkat Kota Adm Jakarta Barat

Pengelola RPTRA PORAYA yang bertugas:
1. Sobri Imam S
2. Ahmad mussodiq
3. Fitriyah
4. Lia Mulyati

NOTULENSI:
1. Laporan notulen narasi harus dibuat secara rinci.

2. RPTRA tidak diperbolehkan membuat surat keluar secara mandiri.

3. Laporan Pokja harus terpisah untuk masing-masing Pokja agar lebih terstruktur.

4. RPTRA dapat bersurat melalui kelurahan, yang kemudian diteruskan ke dinas terkait.

5. RPTRA harus dijaga dan dirawat dengan baik untuk keberlangsungan fasilitasnya.

6. Buku merah memiliki kesamaan dengan buku PKK, yang menjadi acuan administrasi.

7. Surat dari kebijakan Pak Lurah Sah dan diperbolehkan selama sesuai dengan pedoman buku merah.

8. Grossmart mencatat nama barang dalam buku barang masuk dan keluar yang harus diisi sesuai jumlah barang yang ada, tidak hanya mencatat nilai uang.

9. Pokja 1 fokus pada pembinaan dalam penanganan kekerasan terhadap perempuan dan anak.

10. Penyambutan tamu di RPTRA diharapkan lebih ramah dan terbuka agar terkesan lebih welcome.

11. Buku merah memberikan tujuan yang jelas bagi semua pengelola RPTRA. Jika ada tambahan, silakan disesuaikan.

12. Laporan kegiatan harus bekerja sama dengan PKK sesuai dengan fasilitas masing-masing.

13. Dalam membuat laporan, harus dirinci dan dipisah sesuai fasil (1, 2, 3, dan 4) untuk kejelasan.

14. RPTRA tidak memiliki surat, stempel, atau kop surat. Jika ingin membuat surat keluar, RPTRA harus melalui kelurahan, yang akan membuatkan surat tersebut.

15. Administrasi RPTRA harus mengacu pada buku merah dan diselaraskan dengan PKK untuk kegiatan harian sesuai pedoman.

16. Jika Pak Lurah memberikan instruksi tambahan dalam pelaporan, ikuti instruksi pimpinan tetapi tetap berdasarkan petunjuk teknis dalam buku merah, sehingga membuat dua laporan.

17. Dalam mengisi buku Grossmart, catatan barang masuk dan keluar harus sesuai dengan jumlah barang dan tidak boleh kosong, serta hindari hanya mencatat jumlah uang.

18. Saat membuat laporan, hindari penggunaan kata-kata yang terlalu singkat agar informasinya lengkap dan jelas.

~Buku wajib yang perlu disediakan untuk Pokja 1 meliputi catatan kegiatan kelompok paredi yang mencakup foto-foto kegiatan serta jumlah peserta yang ikut serta, dokumentasi kegiatan forum anak, dan catatan untuk pos sapa dengan rincian kegiatan sosialisasi yang dilakukan kepada warga. perlu disediakan buku untuk kelompok pengajian anak dan remaja serta dokumentasi konseling yang telah diberikan. Untuk mendukung kegiatan Pokja 1 di PKK, beberapa buku yang harus ada meliputi: buku kelompok kegiatan BKR, buku kelompok kegiatan BKL, buku penyuluhan untuk forum anak, buku penyuluhan untuk remaja atau PIK remaja, buku konsultasi keluarga atau PIK keluarga, buku konsultasi remaja yang dilayani, buku catatan kegiatan permainan anak, serta dokumentasi kegiatan gotong royong, khususnya untuk acara pengajian.

~Pokja 2 perlu membuat E-catalog Grossmart sebagai upaya modernisasi dan meningkatkan aksesibilitas bagi warga, serta memperluas strategi pemasaran Groosmart RPTRA agar lebih dikenal dan dimanfaatkan oleh masyarakat sekitar.

Demikian laporan kegiatan yang dapat kami sampaikan, atas perhatiannya kami ucapkan terima kasih 🙏🏿Kegiatan ini bertujuan untuk...., yang dihadiri oleh.....,
Setelah mengikuti kegiatan ini peserta menjadi ......

Kegiatan ini terlaksana dikarenakan usaha yang dilakukan oleh.... dalam mengadvokasi/membuat proposal/mengajak...., sehingga dengan bantuan/fasilitasi ....

Kegiatan ini terlaksanan dengan antusias peserta cukup baik.